Ads

Depo Arsip Setda Pemprov Jawa Barat

Depo Arsip Setda Pemprov Jabar, Dulu dan Sekarang

BERITA BOGOR | beritabogor.com - Sejumlah perubahan signifikan terjadi terkait pengelolaan arsip di Setda Pemprov Jawa Barat tempo dulu dan sekarang. Arsiparis Depo Arsip Setda Pemprov Jabar Iwan Suyatman mengatakan, arsip dahulu tidak terkelola dengan begitu baik, atau relatif tak sama dengan garis aturan yang ditetapkan.

“Sejak tahun 2000-an hingga beberapa tahun lalu. Depo Arsip seolah seperti gudang beras. Arsip ditaruh begitu saja tanpa dipilah yang mana kategori arsip dan non arsip. Kondisi seperti ini tidak seharusnya terjadi," katanya di Depo Arsip, Selasa (21/03/2017).

Menurut dia, paradigma sekarang berubah dengan menilai arsip sebagai bahan pertanggungjawaban dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Tidak hanya itu, arsip menjadi bukti otentik untuk di kemudian hari apabila terjadi suatu hal yang tidak diinginkan.

“Sederhananya, arsip adalah rekaman informasi atau benda mati yang memiliki nilai historis. Maka dari itu, kami tidak menyepelekan keberadaan arsip ini. Kami dengan rekan-rekan di Depo Arsip terus berbenah diri untuk bersama-sama menata arsip sesuai dengan kaidah perundangan, yakni UU No 43 tahun 2009 tentang kearsipan, PP No 28 tahun 2012 mengenai pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 Tentang karsipan, dan Perda no 18 thn 2011 tentang penyelenggaraan kearsipan,” katanya.

Berawal niat kuat, kru di Depo Arsip Setda Pemprov Jabar mulai membenahi arsip-arsip yang masih berserakan di tahun 2016. Pekerjaan yang sekiranya dinilai orang kurang menantang, kotor, dan tidak begitu penting, nyatanya stereotip tersebut tidak berlaku. Justru orang-orang yang detail, profesional, dan dengan keilmuan kearsipan yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip.

“Awalnya kami melakukan penataan dari segi sarana seperti posisi rak, pemilahan arsip dan non arsip. Non arsip dimusnahkan dengan cara dicercah. Sementara arsip diklasifikasi sesuai masalah (subyektif) dan digolongkan berdasarkan biro. Klasifikasi kami berdasarkan nomor 000 hingga 900. Pemberian klas arsip sesuai peraturan dari Kemendagri. Setelah diklasifikasi, dimasukkan ke dalam box. Barulah setelah itu dibuat daftar arsip, ditata ke dalam rak, dan diberi label,” katanya.

Kebutuhan Arsip, paparnya, setiap minggunya terdapat dua hingga tiga kali dari biro yang membutuhkan arsip. Biro yang paling banyak melakukan pencarian arsip yakni Biro Hukum, Organisasi, dan Keuangan.

“Prosedur pertama yang harus mereka lakukan adalah harus membawa surat rekomendasi dari biro yang bersangkutan. Kemudian mengisi buku tamu dengan menyampaikan maksud dan tujuan. Setelah persyaratan memenuhi, kami bantu mencari arsip yang diinginkan. Mereka bisa milih apakah mau di-copy atau dipinjam. Apabila ingin dipinjam, ada form peminjaman yang harus diisi dengan tanda tangan dari peminjam dan petugas arsip yang telah diketahui oleh Kasubag TU dan Kepegawaian,” katanya.

Proses bermuaranya arsip hingga berada di Depo Arsip Setda Jabar berawal dari arsip in aktif yang berusia satu hingga dua tahun di unit pengolah, yakni biro-biro di lingkungan Pemprov Jabar. Menginjak tahun ketiga, arsip tersebut dipindahkan ke Depo Arsip Setda Jabar dan dipelihara selama 10 tahun. Setelah 10 tahun, barulah dipindahkan ke Dinas Perpustakaan Arsip Daerah (Dispusipda) Pemprov Jabar.

“Arsip itu memiliki daur hidup yang terdiri dari Penciptaan (create), Penggunaan dan Pemeliharaan (use and maintanance), serta penyusutan (disposal). Tahap penciptaan berada di unit pengolah, sementara pada tahap kedua dan ketiga telah berada di Depo Arsip. Pemeliharaan arsip membutuhkan tempat yang bersih, bebas dari hama biologis, dan suhu yang tidak terlalu lembab ataupun panas,” ujarnya.

Pemeliharaan arsip di Depo Setda Jabar sangat memperhatikan pengaturan penerangan, suhu ruangan, dan resistensi dari serangga-serangga. Sementara proses disposal terbagi lagi ke dalam tiga tahapan, yakni pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip.

“Ilmu yang kami miliki dalam pengelolaan arsip tentunya perlu disosialisasikan. Maka dari itu, kami melakukan kegiatan rutin setiap tahunnya seputar seminar, diskusi, dan pembinaan seputar kearsipan, baik di lingkungan sekretariat daerah ataupun biro-biro yang ada Pemprov Jabar,” katanya. (adv)

Diberdayakan oleh Blogger.