KAPD Kabupaten Bogor

Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kabupaten Bogor memiliki visi Terwujudnya Profesionalisme Bidang Kearsipan dan Perpustakaan.

Misi yang diemban meliputi, Menjadikan KAPD sebagai pusat Arsip Daerah dalam menunjang akuntabilitas kinerja instansi pemerintah Kabupaten Bogor, Mengembangkan Minat dan Budaya baca masyarakat, Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) Bidang Kearsipan dan Perpustakaan yang Profesional dan Mandiri, Meningkatkan kinerja Kearsipan dan Perpustakaan yang berbasis teknologi informasi, dan Meningkatkan kinerja kantor dalam penyelenggaraan Kearsipan dan Perpustakaan.

Tugas Pokok KAPD Kabupaten Bogor adalah Membantu Bupati dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Daerah di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Daerah berdasarkan PERDA NO.12 Tahun 2008.

FUNGSI KAPD Kabupaten Bogor dalam melaksanakan tugas pokok, meliputi:
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Daerah;
2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Daerah;
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Daerah;
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya. 

Tugas Pokok dan Fungsi KAPD Kabupaten Bogor diatur dalam Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Bogor Nomor 12 Tahun 2008 tentang Pembentukan Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Bogor.

Tugas pokok KAPD Kabupaten Bogor membantu Bupati dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Daerah di bidang Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan Daerah berdasarkan Perda Nomor 12 Tahun 2008.
 

Kelompok Jabatan Fungsional adalah Kelompok Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan profesinyadalam rangka kelancaran tugas Pemerintah Daerah.

Seksi Dokumentasi Elektronik mempunyai tugas membantu Kepala Kantor dalam menyusun dan melaksanakan Dokumentasi Elektronik, yang mempunyai fungsi:
1. Pengelolaan data Arsip dan Perpustakaan serta Elektronik;
2. Pengembangan menejemen teknologi dan informasi sistem Kearsipan dan Perpustakaan
3. Pengelolaan kerjasama pengembangan teknologi informasi dengan pihak lain.

Seksi Pengelolaan dan Pelestarian Arsip mempunyai tugas membantu Kepala Kantor dalam menyusun dan melaksanakan Pengelolaan dan Pelestarian Arsip yang mempunyai fungsi:
1. Penyusunan Petunjuk Teknis Pengelolaan dan Akuisisi Arsip;
2. Pelaksanaan program pengelolaan dan akuisisi arsip;
3. Pengelolaan arsip in aktif dan arsip statis;
4. Pelaksanaan fasilitasi pengelolaan dan pelestarian arsip.


Seksi Pengelolaan Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas membantu Kepala Kantor dalam menyusun dan melaksanakan Pengelolaan Perpustakaan yang mempunyai fungsi :
1. Penyusunan petunjuk teknis pengelolaan Perpustakaan;
2. Pelaksanaan Program Perpustakaan;
3. Pembinaan Sumber Daya Manusia di bidang Perpustakaan.
Bidang Kearsipan:

            
A. Pembuatan Produk Hukum Tentang Kearsipan, peraturan-peraturan yang telah diterbitkan antara lain:
     1) Peraturan Bupati Bogor Nomor 33 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bogor;

     2) Keputusan Bupati Bogor Nomor 12 tahun 2002 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kabupaten Bogor;
     3) Instruksi Bupati Bogor Nomor 045.5/02/Inst. Huk/2002 tentang Pelaksanaan Tertib Arsip Dilingkungan Pemerintah Kabupaten Bogor;
     4) Surat Edaran Bupati Bogor Nomor 045.8/558 – KAPD tentang Pelaksanaan Tata Tertib Arsip Dilingkungan Pemerintah Kabupaten Bogor.


B. Pembinaan dan Evaluasi Kearsipan pada SKPD (Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan, Kecamatan/Kelurahan, Dinas/Badan, Kantor dan Lembaga Teknis Daerah) sebagai upaya untuk meningkatkan tertib kearsipan SKPD.


C. Bimbingan Teknis Kearsipan Pada 410 (Empat ratus sepuluh) Pemerintahan Desa se-Kab. Bogor sebagai upaya untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan pengelolaan kearsipan bagi aparat desa.


D. Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Arsiparis dan Pengelola Arsip sebagai upaya untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan pengelolaan kearsipan bagi 86 orang arsiparis/calon arsiparis pada SKPD, serta 378 orang pengelola arsip pada SKPD.


E. Penelusuran Arsip yang Bernilai Sejarah sebagai upaya untuk menggali dan menata arsip yang bernilai sejarah Pemerintah Kabupaten Bogor melalui penyusunan otobiografi mantan pejabat Pemerintah Kabupaten Bogor, pengumpulan arsip dari masyarakat, pencetakan foto negatif dan pengumpulan foto-foto yang bernilai sejarah.


F. Fasilitasi dan Penataan Arsip SKPD. sebagai upaya untuk meningkatkan tertib arsip pada SKPD. dan menyelamatkan arsip yang mempunyai nilai guna tinggi.


G. Pameran Kearsipan sebagai upaya untuk meningkatkan pemahaman dan penghargaan terhadap Kearsipan.


H. Penataan Arsip didepo Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kab. Bogor


I. Penyediaan Sarana Layanan Informasi Arsip


Bidang Perpustakaan


A. Pembuatan Produk Hukum Tentang Perpustakaan, peraturan-peraturan yang telah terbit antara lain:
      1) Peraturan Bupati Bogor Nomor 5 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Perpustakaan Daerah;
      2) Peraturan Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kab. Bogor Nomor 1 Tahun 2006 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Perpustakaan Daerah.


B. Pengolahan dan Penataan Koleksi Bahan Pustaka;


C. Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi Pada Perpustakaan Umum, Perpustakaan Khusus, Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Masyarakat sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pengelolaan perpustakaan sekolah dan perpustakaan desa/kelurahan melalui pembinaan di 40 sekolah dan 10 desa/kelurahan;


D. Perpustakaan Keliling sebagai upaya untuk meningkatkan pelayanan dan penyebaran informasi perpustakaan daerah Kab. Bogor untuk pelajar dan masyarakat yang letaknya jauh dari perpustakaan umum daerah Kab. Bogor;

E. Lomba Perpustakaan Terbaik Tingkat SMU. Negeri sebagai upaya untuk meningkatkan motivasi dan layanan pengelolaan perpustakaan sekolah melalui Lomba Perpustakaan Terbaik Tingkat SMU. Negeri dengan jumlah peserta 40 sekolah;


F. Semiloka Perpustakaan sebagai upaya untuk meningkatkan wawasan gemar membaca melalui pelaksanaan semiloka dengan jumlah peserta sebanyak 200 orang;


G. Pameran Perpustakaan sebagai upaya untuk meningkatkan minat baca dan wawasan masyarakat terhadap pentingnya budaya baca;


H. Peningkatan Gemar Membaca Untuk Masyarakat dan Siswa-Siswi;


I. Penyusunan Sistim Informasi Perpustakaan.


Bidang Dokumentasi Elektronik1.    Menyusun perencanaan kegiatan pengolahan dan pelayanan informasi Kearsipan dan Perpustakaan;
2.    Menyusun bahan pedoman otomatisasi Kearsipan dan Perpustakaan;
3.    Menyusun identeifikasi, analisis pembangunan dan pengembangan web kantor;
4.    Melaksanakan pengelolaan Arsip berbasis teknologi informasi, arsip aktif, in-aktif maupun statis(vital)
5.    Melaksanakan pengelolaan koleksi bahan pustaka berbasis teknologi informasi;
6.    Menyusun backup data arsip dan perpustakaan;
7.    Menyusun identifikasi,anaslis pengemasan informasi mutakhir,informasi terseleksi, dan kerjasama layanan kearsipan dan perpustakaan;
8.    Menyelenggarakan jaringan dan pemeliharan sistem dan teknologi informasi kearsipan dan perpustakaan;
9.    Melaksanakan fasilitasi informasi kearsipan dan perpustakaan;
10.    Melaksanakan sosialisasi dan pelayanan informasi kearsipan dan perpustakaan;
11.    Melaksanakan peningkatan gaya guna teknologi informasi kearsipan dan perpustakaan;
12.    Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan pendokumentasian bahan penerbitan naskah sumber arsip;
13.    menjalin kerjasama baik dengan instansi pemerintah maupun swasta dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi kearsipan dan perpustakaan;
14.    Melaksanakan perencanaan dan pelaksanaan tertib naskah sumber arsip;
15.    Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan pendokumentasian bahan penerbitan naskah sumber arsip;
16.    Melaksanakan monitoring,aplikasi dan pengendalian operasional sistem informasi kearsipan dan perpustakaan;
17.    Menyelenggarakan pengolahan data arsip in-aktif dan statis;
18.    Melaksanakan layanan arsip in-aktif
19.    Melaksanakan layanan informasi arsip in-aktif dan arsip statis;
20.    Melaksanakan administrasi peminjaman dan layanan arsip;
21.    Melaksanakan sosialisasi dan pemasyarakatan kearsipan bagi isntansi Pemerintah, swasta dan masyarakat;
22.    melaksanakan evaluasi dan pelaporan. 

Layanan Kearsipan adalah sarana pelayanan arsip untuk melayanai pengguna arsip yang datang dalam rangka mencarai data arsip. Sarana ini dapat berbentuk daftar arsip dari khasanah arsip yang ada atau sebuah inventarisasi yang disusun secara sistematis.
 

A. Pencarian Arsip
Pencarian Arsip meliputi pencarian Arsip Teratur (berkas arsip  yang  diperoleh/diterima dari Dinas/Badan/Lembaga dan Kantor dilingkungan Pemerintah Kabupaten Bogor sesuai dengan ketentuan yang berlaku), maupun Arsip Tidak Teratur (berkas arsip yang diterima / diperoleh sebagai hasil kegiatan fasilitasi dan penertiban arsip kacau pada Dinas/Badan/Lembaga dan Kantor dilingkungan Pemerintah Kabupaten Bogor)
 

B. Konsultasi dan Fasilitasi Kearsipan
     1.    Konsultasi kearsipan,  dengan materi  meliputi 5 aspek penunjang yang  saling  mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan, yaitu aspek kelembagaan, aspek sumber daya manusia, aspek sistem, aspek sarana/prasarana/dana dan aspek pemasyarakatan.
     2.    Fasilitasi kearsipan,  yaitu merupakan kegiatan bantuan dalam penertiban arsip kacau (arsip yang tidak tertata secara  sistematis), dan disertai dengan bimbingan teknis kearsipan kepada para pelaksana administrasi (pengelola  arsip).  Rincian Kegiatan Fasilitasi Kearsipan antara lain:
          -    Bimbingan teknis;
          -    Pemilahan arsip kacau;
          -    Pencatatan pada kartu pembantu;
          -    Penggabungan data arsip;
          -    Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara.
 

C. Penitipan Arsip/Dokumen
Penitipan Arsip/Dokumen adalah kegiatan menerima jasa penyimpanan arsip/ dokumen dari skpd atau pihak swasta maupun perorangan dengan ketentuan para pihak terkait sebelumnya telah menyepakati perjanjian kerjasama di bidang kearsipan dan disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
 

D. Alih Media dan Legalisasi
Alih Media dan Legalisasi adalah kegiatan pengalihan informasi arsip dari media konvensional (arsip kertas)  ke media elektronik (media baru), yang secara hukum diperlakukan sama  seperti halnya  dengan  dokumen asli dan telah mendapat legalisasi dari pejabat yang berwenang, pelaksanaan alih media ditentukan kemudian dan disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
 

E. Ekspose Data Arsip/Dokumen
Ekpose Data Arsip/Dokumen suatu kegiatan menyajikan  informasi arsip dari layar komputer dan memberikan layanan copy arsip/dokumen dan transkrip data arsip tanpa memberikan  fisik arsip/dokumen asli.  Ekspose data arsip disesuaikan dengan permintaan pihak terkait dan disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.

 

Layanan Perpustakaan 
A. SIRKULASI
Sirkulasi adalah layanan kepada pengguna jasa perpustakaan daerah dalam pemesanan, peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan beserta penyelesaian administrasinya.
 

B. RUJUKAN
Rujukan adalah layanan pemberian informasi kepada pengguna perpustakaan daerah melalui pemberian bantuan dengan menunjukkan informasi atau sumber informasi dapat ditemukan/diperoleh.

C. PENELUSURAN INFORMASI / LITERATUR

Penelusuran informasi/literatur adalah layanan pencarian dan penemuan kembali informasi atau bahan perpustakaan daerah mengenai suatu bidang tertentu yang ada di perpustakaan daerah maupun di luar perpustakaan daerah dengan menggunakan bantuan literatur sekunder dan/atau sarana penelusuran lainnya.
 

D. PENYEBARAN INFORMASI MUTAKHIR / INFORMASI KILAT/ LAYANAN INFORMASI BARU (Current Awareness Service)
Penyebaran Informasi Mutakhir/Informasi Kilat/Layanan Informasi Baru (Current Awareness Service) adalah layanan informasi dengan menyiapkan informasi baru dan menyampaikannya kepada pengguna perpustakaan daerah yang memerlukan secepat mungkin dalam bentuk lembar lepas atau paket informasi.
 

E. PENYEBARAN INFORMASI TERSELEKSI (Selective Dissemination of Information)
Penyebaran Informasi Terseleksi (Selective Dissemination of Information) adalah layanan penyebaran informasi mengenai subyek tertentu yang disesuaikan dengan kepentingan dan minat masing-masing pengguna perpustakaan daerah secara pribadi ataupun kelompok dalam bentuk lembar lepas atau paket informasi.
 

F. FOTOKOPI INFORMASI
Fotokopi informasi adalah layanan pemberian kesempatan kepada pengguna perpustakaan daerah untuk menyalin informasi yang bersumber dari berbagai jenis bahan perpustakaan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Kantor dan peraturan perundang-undangan.
 

G. MULTIMEDIA
Multimedia adalah layanan informasi terseleksi, informasi mutakhir, atau retrospektif yang bersumber dari bahan multimedia.
 

H. AUDIO VISUAL
Audio visual adalah layanan informasi yang bersumber dari bahan audio visual atau pandang dengar.
 

I. MENDONGENG (Story Telling)
Mendongeng (story telling) yaitu layanan pemaparan isi suatu buku atau beberapa buku bacaan dengan berbagai teknik untuk menumbuhkan minat baca anak.
 

J. INTERNET
Layanan ini adalah layanan informasi terseleksi, informasi mutakhir atau retrospektif yang bersumber dari internet.
 

K. ANALISIS KEPUSTAKAAN
Analisis kepustakaan adalah layanan informasi berupa tinjauan kepustakaan, resensi/timbangan buku dan informasi teknis tentang suatu bidang tertentu.
 

L. DISKUSI
Layanan ini adalah layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan ( pemustaka )  untuk mendiskusikan bidang tertentu atau isu yang sedang terjadi di masyarakat.
 

M. BIMBINGAN MEMBACA
Bimbingan membaca adalah layanan memberikan bimbingan, petunjuk atau panduan serta contoh kepada pengguna perpustakaan daerah mengenai cara membaca yang baik, cepat, dan benar dengan menggunakan koleksi dan peralatan perpustakaan daerah.
 

N. BIMBINGAN PEMAKAI PERPUSTAKAAN
Layanan ini adalah layanan pemberian penjelasan mengenai informasi perpustakaan daerah dan pengguna perpustakaan daerah.
 

O. PEMBINAAN KELOMPOK PEMBACA
Pembinaan kelompok pembaca adalah layanan pemberian bimbingan terhadap kelompok pembaca/pengguna/diskusi dalam bidang tertentu dengan sasaran mengintensifkan penggunaan koleksi perpustakaan daerah, mendorong kelompok pembaca/pengguna/diskusi mencipta tulis baru dengan menggunakan rujukan dari koleksi perpustakaan daerah.
 

P. KONSULTASI KEPUSTAKAWANAN
Konsultasi kepustakawanan  adalah layanan pemberian saran/pertimbangan kepada perorangan atau instansi berupa gagasan di bidang kepustakawanan.
 

Q. MOBIL UNIT PERPUSTAKAAN KELILING dan LAYANAN TERPADU PERPUSTAKAAN
Layanan ini adalah layanan perpustakaan yang bergerak dari satu tempat ke tempat lain dengan menggunakan kendaraan bermotor.Sementara ini KAPD Kabupaten Bogor baru memiliki 2 unit mobil Perpustakaan Keliling yang Terus Mengunjungi Sekolah-sekolah dan tempat- tempat lain di Kabupaten Bogor. 
Kilas sejarah

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor terbentuk dari penggabungan Kantor Arsip Daerah dengan UPTD Perpustakaan pada Dinas Pendidikan kabupaten Bogor.

Pengelolaan Arsip pada awalnya merupakan salah satu tugas dari Sub Bagian Arsip dan ekspedisi pada Bagian Umum di Sekretariat Daerah Kab. Bogor sejak tahun 1977.

Dalam perkembangannya, disebabkan urgensinya sebagai lembaga yang secara khusus menangani kearsipan dan mempunyai otoritas dalam pelaksanaan tugas kearsipan baik di tingkat pusat maupun di daerah maka dibentuklah lembaga kearsipan yang bernama Kantor Arsip Daerah Kab. Bogor berdasarkan Perda. Kab. DT. II Bogor No. 07 Tahun 1994 tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten DT. II Bogor yang disempurnakan dengan Perda. Kab. Bogor No. 25 Th. 2000 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten serta Perda. Kabupaten Bogor  No. 4 Th. 2001 tentang Struktur Organisasi Badan dan Kantor.

Ketika masih berlokasi di Setu Cikaret Kec. Cibinong Kab. Bogor, dasar pertimbangan pemilihan kantor dan depo arsip tidak berdasarkan pada terpenuhinya persyaratan gedung arsip tapi semata-mata memanfaatkan gedung dan gudang yang tersedia.

Setelah melalui proses yang cukup panjang akhirnya pada awal Tahun Anggaran 1994/1995 Kantor Arsip Daerah Kab. Bogor menempati gedung baru yang berdiri diatas tanah seluas 1.800 m2 yang terletak di Jalan Bersih Kel. Tengah Kec. Cibinong Kab. Bogor.

Gedung baru yang terdiri dari gedung kantor dan depo arsip ini dirancang sedemikian rupa sehingga memenuhi persyaratan teknis gedung arsip, seperti letaknya yang terpisah dari bangunan/gedung lain, jauh dari bahaya banjir, tidak lembab dan berventilasi.

UPTD. (Unit Pelaksana Teknis Dinas) Perpustakaan pada Dinas Pendidikan Kab. Bogor dibentuk pada Tahun 2002 berdasarkan SK. Bupati No. 11.D. tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas Perpustakaan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Bogor.

Pada Tahun 2004 UPTD Perpustakaan bergabung dengan Kantor Arsip Daerah Kab. Bogor menjadi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kab. Bogor berdasarkan Perda. Kab. Bogor No. 35 Tahun 2004 tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor.

Gedung perpustakaan berdiri diatas tanah seluas 1.800 m2 yang terletak di Jalan Bersih Kel. Tengah Kec. Cibinong Kab. Bogor, terpisah dengan gedung kantor dan depo arsip. 

 
 

 



Sumber: Kantor Arsip Dan Perpustakaan Kabupaten Bogor




JADILAH ORANG PERTAMA YANG MENGOMENTARI :



Dikirim oleh Al Sabili pada 04.56. dan Dikategorikan pada . Kamu dapat meninggalkan komentar atau pesan terkait berita / artikel diatas
Kang Lintas
Kang Lintas Kang Lintas Kang Lintas

2010 Berita Bogor. All Rights Reserved. - Designed by Berita Bogor